Regulamin Programu Warmińsko-Mazurski Czek Turystyczny dla Obiektów Noclegowych świadczących usługi hotelarskie

Rozdział I - Postanowienia ogólne

1. Niniejszy regulamin (zwany dalej „Regulaminem") określa zasady i warunki uczestnictwa w Programie Warmińsko-Mazurski Czek Turystyczny (zwanym dalej „Programem”). Program jest realizowany zgodnie z regulaminem konkursu pn. Program „Czek Turystyczny” ogłoszonego przez Ministra Sportu i Turystyki (zwanym dalej „MSiT”) oraz umową dotacyjną nr 2026.0077/1113/UDOT/DT/BP/PM z dnia 13 sierpnia 2026 r. o realizację zadania publicznego pn. „Warmińsko-Mazurski Czek Turystyczny” dofinansowanego ze środków Ministerstwa Sportu i Turystyki.

2. Organizatorem Programu jest Warmińsko-Mazurska Regionalna Organizacja Turystyczna z siedzibą w Olsztynie, ul. Staromiejska 1, 10-017 Olsztyn, KRS 0000149263, NIP: 7393345833, REGON: 519553770 (zwana dalej „Organizatorem”).

3. Celem Programu jest podniesienie aktywności turystycznej Uczestników oraz promocja i wzmocnienie atrakcyjności turystycznej województwa warmińsko-mazurskiego, wsparcie działań na rzecz budowania pozytywnego i bezpiecznego wizerunku regionów dotkniętych pośrednimi skutkami wojny w Ukrainie.

4. Przedmiotem Programu jest udzielenie Uczestnikom jednorazowej dopłaty w formie Warmińsko-Mazurskiego Czeku Turystycznego (zwanego dalej „Czekiem") do usług hotelarskich realizowanych na terenie województwa warmińsko-mazurskiego w Obiektach Noclegowych biorących udział w Programie.

5. Warmińsko-Mazurski Czek Turystyczny – unikalny, elektroniczny kod generowany przez System, składający się z 9 cyfr (zwany dalej „Kodem Czeku”) wraz z informacjami dodatkowymi: wartość Czeku, oznaczenie Tury wraz z okresem jej obowiązywania, imię i nazwisko Uczestnika wraz z kategorią Uczestnika (zwanymi dalej „Informacjami Dodatkowymi”). Czek potwierdza zakwalifikowanie Wniosku o Czek złożonego przez Uczestnika do Programu i stanowi podstawę do udzielenia dopłaty do usług hotelarskich w wysokości 300 zł w Obiekcie Noclegowym, po spełnieniu łącznie wszystkich warunków określonych w niniejszym Regulaminie.

6. Strona Programu — strona internetowa czekwarmiamazury.pl, stanowiąca element Systemu teleinformatycznego, za pośrednictwem której realizowany jest Program.

7. System — system teleinformatyczny służący do realizacji Programu, obejmujący w szczególności składanie Wniosków o Czek, generowanie i ewidencjonowanie Czeków, obsługę Obiektów Noclegowych oraz rozliczenia.

8. Obiekty Noclegowe – obiekty, w których świadczone są usługi hotelarskie zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach hotelarskich oraz usługach pilotów wycieczek i przewodników turystycznych (t. j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1944), obejmujące zarówno obiekty hotelarskie, o których mowa w art. 36 tej ustawy, jak i inne obiekty, o których mowa w art. 35 ust. 2 i 3 tej ustawy, zlokalizowane na terenie województwa warmińsko-mazurskiego, które założą konto w Systemie, zostaną zakwalifikowane do udziału w Programie na podstawie niniejszego Regulaminu oraz zostaną umieszczone na Stronie Programu.

9. Panel Obiektu – część Systemu przeznaczona dla zarejestrowanych Obiektów Noclegowych, do którego logują się za pośrednictwem Strony Programu. Umożliwia zarządzanie danymi obiektu, realizację Czeków oraz składanie dokumentów rozliczeniowych.

10. Baza Obiektów Noclegowych – publikowana na Stronie Programu lista Obiektów Noclegowych świadczących usługi hotelarskie, w których można zrealizować Czek.

11. Wniosek o Czek – wniosek o dofinansowanie usługi hotelarskiej składany poprzez wypełnienie formularza dostępnego na Stronie Programu.

12. Realizacja Czeku – czynność wykonywana przez Obiekt Noclegowy w Systemie polegająca na potwierdzeniu wykorzystania Czeku podczas pobytu Uczestnika korzystającego z minimum 2 noclegów.

13. Rozliczenie – proces obejmujący weryfikację dokumentów rozliczeniowych oraz wypłatę środków należnych Obiektowi przez Organizatora za prawidłowo zrealizowane Czeki.

14. Dokument tożsamości - oficjalny dokument urzędowy, który potwierdza dane osobowe oraz wizerunek danej osoby.

15. Usługi hotelarskie - usługi w rozumieniu ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach hotelarskich oraz usługach pilotów wycieczek i przewodników turystycznych (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1944.), świadczone przez Obiekt Noclegowy uczestniczący w Programie.

16. Uczestnik Programu (zwany dalej „Uczestnikiem”) – osoba posiadająca obywatelstwo polskie, mająca miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, należąca do jednej z poniższych kategorii Uczestników:

    1. Seniorzy (60+) – osoby, o których mowa w art. 2 pkt 7 ustawy z dnia 11 czerwca 2026 r. o osobach starszych i koordynacji opieki długoterminowej (Dz.U. z 2026 r. poz. 986 z późn. zm.), tj. osoby, które na dzień wygenerowania Czeku ukończyły 60. rok życia. Czeki dla tej grupy są współfinansowane ze środków Ministerstwa Sportu i Turystyki oraz Warmińsko-Mazurskiej Regionalnej Organizacji Turystycznej (W- M ROT).

    2. Posiadacze Karty Dużej Rodziny (KDR) – pełnoletnie osoby, o których mowa w art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 5 grudnia 2014 r. o Karcie Dużej Rodziny (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1512), posiadające ważną i aktywną Kartę Dużej Rodziny na dzień wygenerowania Czeku. Czeki dla tej grupy są współfinansowane ze środków Ministerstwa Sportu i Turystyki oraz Warmińsko-Mazurskiej Regionalnej Organizacji Turystycznej (W- M ROT).

    3. Grupa otwarta – obywatele Rzeczypospolitej Polskiej, którzy na dzień wygenerowania Czeku ukończyli 18. rok życia. Czeki dla tej grupy są finansowane wyłącznie ze środków Warmińsko-Mazurskiej Regionalnej Organizacji Turystycznej (W-M ROT).

17. Tura naboru – wyodrębniony okres przyjmowania wniosków o przyznanie Czeków, posiadający określony termin rozpoczęcia i zakończenia oraz przypisaną pulę środków finansowych dla danej kategorii Uczestników.

18. Program realizowany jest w okresie od 29 września do 30 listopada 2026 roku (zwanym dalej jako „Czas Trwania Programu”) w trzech Turach:

    1. I Tura: nabór Wniosków o Czek rozpoczyna się 29 września 2026 realizacja Czeków od 30 września do 18 października 2026 roku

    2. II Tura: nabór Wniosków o Czek rozpoczyna się 19 października 2026 realizacja Czeków od 20 października do 08 listopada 2026 roku

    3. III Tura: nabór Wniosków o Czek rozpoczyna się 09 listopada 2026 realizacja Czeków od 10 listopada do 30 listopada 2026 roku

19. Organizator zastrzega możliwość zmiany terminów wskazanych w pkt 18 w przypadku wystąpienia okoliczności technicznych, organizacyjnych lub formalnych uniemożliwiających przeprowadzenie naboru. Informacja o zmianie terminów zostanie opublikowana na Stronie Programu.

20. Całkowita pula środków przeznaczonych na dopłaty do usług hotelarskich w ramach zadania publicznego „Warmińsko-Mazurski Czek Turystyczny” wynosi 3 555 000,00 zł, z czego kwotę 1 027 000,00 zł stanowią środki Ministerstwa Sportu i Turystyki przeznaczone na współfinansowanie Czeków dla Uczestników należących do kategorii Seniorzy (60+) oraz Posiadacze Karty Dużej Rodziny. Pozostałe środki, pochodzące z Warmińsko-Mazurskiej Regionalnej Organizacji Turystycznej, przeznaczone są na realizację Czeków we wszystkich kategoriach Uczestników.

21. Organizator zastrzega możliwość zmiany puli środków w trakcie trwania Programu przeznaczonych na generowanie Czeków. Aktualna wysokość puli środków na każdą Turę będzie podana na Stronie Programu.

22. Liczba Czeków i kwota środków przeznaczonych na realizację Czeków jest ograniczona.

23. Wyczerpanie środków nie rodzi po stronie osób, którym nie wygenerowano Czeku, jakichkolwiek roszczeń wobec Organizatora.

24. Wartość Czeku dla każdej kategorii Uczestników wynosi 300 zł i jest niezmienna w trakcie trwania Programu.

25. Generowanie Czeków w ramach Programu rozpocznie się w terminach wskazanych w pkt 18. Wniosek o Czek zostanie opublikowany o godz. 10:00:00 na Stronie Programu. Generowanie Czeków będzie prowadzone do czasu wyczerpania puli środków przeznaczonych dla każdej z trzech kategorii Uczestników.

26. Niewykorzystane środki z I i II Tury będą przeznaczone na realizację Czeków w kolejnej Turze, zgodnie z decyzją Organizatora, z zastrzeżeniem, że środki przeznaczone dla Grupy otwartej nie podlegają przesunięciu do pozostałych kategorii Uczestników i mogą zostać wykorzystane wyłącznie na realizację Czeków dla tej grupy.

27. Okres realizacji Czeków ustala się w terminach od 30 września 2026 r. do 30 listopada 2026 r.

28. Zasady i warunki uczestnictwa w Programie określa odrębny Regulamin dla Uczestników, dostępny na Stronie Programu.

Rozdział II – Warunki udziału Obiektów Noclegowych

1. Zgłoszenia Obiektów Noclegowych oraz wnioski Uczestników Programu ubiegających się o Czeki przyjmowane są wyłącznie za pośrednictwem Strony Programu.

2. Do udziału w Programie mogą zgłaszać się Obiekty Noclegowe, które spełniają wszystkie poniższe warunki:

   1. są zlokalizowane na terenie województwa warmińsko-mazurskiego;

   2. są wpisane do: - Ewidencji Obiektów Hotelarskich prowadzonej przez Marszałka Województwa Warmińsko-Mazurskiego (hotel, motel, pensjonat, kemping (camping), dom wycieczkowy, schronisko młodzieżowe, schronisko) albo - ewidencji pól biwakowych lub ewidencji innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie, prowadzonej przez wójta, burmistrza lub prezydenta miasta właściwego ze względu na miejsce położenia obiektu (pokoje gościnne, kwatery agroturystyczne, apartamenty, domki turystyczne, ośrodki wypoczynkowe, hostele, pola biwakowe);

   3. oświadczają, iż nie posiadają zaległości wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Urzędu Skarbowego;

   4. oświadczają, że na dzień przystąpienia do Programu nie są objęci decyzją właściwego organu nakazującą wstrzymanie świadczenia usług hotelarskich;

   5. oświadczają, że w okresie realizacji Programu nie będą podnosili cen usług hotelarskich w związku z udziałem w Programie, a ceny będą ustalane zgodnie z zasadami rynkowymi;

   6. oświadczają, że realizacja Czeku nie będzie łączona z innymi publicznymi formami dofinansowania tej samej usługi hotelarskiej;

   7. zobowiązują się do realizacji Czeku wyłącznie w odniesieniu do usługi hotelarskiej w rozumieniu ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach hotelarskich oraz usługach pilotów wycieczek i przewodników turystycznych (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1944), zgodnie z zasadami Programu;

   8. zobowiązują się do weryfikacji uprawnienia Uczestnika do skorzystania z Czeku, zgodnie z zasadami określonymi w Programie;

   9. zobowiązują się do korzystania z Systemu zgodnie z jego przeznaczeniem i do przekazywania Organizatorowi dokumentów niezbędnych do rozliczenia Programu;

   10. świadczą usługi hotelarskie w czasie trwania Programu;

   11. potwierdzają zapoznanie się z informacjami dotyczącymi przetwarzania danych osobowych w związku z udziałem w Programie;

   12. potwierdzają prawdziwość przekazywanych danych;

   13. akceptują Regulamin Programu „Warmińsko-Mazurski Czek Turystyczny” dla Obiektów Noclegowych świadczących usługi hotelarskie.

3. Obiekt Noclegowy zgłasza chęć przystąpienia do Programu poprzez wypełnienie w okresie od 07 do 17 września 2026 r. formularza zgłoszeniowego dostępnego na Stronie Programu, w którym należy podać:

   1. Dane podmiotu prowadzącego działalność (świadczącego usługi hotelarskie):

      • nazwa podmiotu,

      • NIP (jeżeli dotyczy)

      • REGON (jeżeli dotyczy),

      • adres siedziby.

   2. Dane Obiektu Noclegowego:

      • nazwa Obiektu,

      • adres Obiektu,

      • rodzaj i kategoria Obiektu,

      • lokalizacja (miejscowość, powiat),

   3. Dane kontaktowe:

      • imię i nazwisko osoby do kontaktu,

      • numer telefonu,

      • adres poczty elektronicznej.

   4. Dane do rozliczeń:

      • numer rachunku bankowego.

   5. Obligatoryjnie:

      1. dla Obiektów Noclegowych wpisanych do CWOH: podanie numeru identyfikacyjnego (ID) oraz nazwy przedsiębiorcy świadczącego usługi hotelarskie zgłaszanego do Programu, nadanych w systemie Centralny Wykaz Obiektów Hotelarskich (CWOH), dostępnym na stronie internetowej www.turystyka.gov.pl/cwoh. W przypadku wątpliwości podczas weryfikacji zgłoszenia Organizator może zażądać przedłożenia aktualnego zaświadczenia potwierdzającego wpis obiektu do ewidencji obiektów hotelarskich prowadzonej przez Marszałka Województwa Warmińsko-Mazurskiego.

      2. dla Obiektów Noclegowych nieujętych w CWOH: dołączenie zaświadczenia potwierdzającego wpis do ewidencji pól biwakowych lub ewidencji innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie, prowadzonej przez właściwego miejscowo wójta, burmistrza albo prezydenta miasta. Zaświadczenie należy wgrać do Systemu w formie skanu lub wyraźnego zdjęcia dokumentu, umożliwiającego odczytanie wszystkich zawartych w nim informacji.

      3. złożenie oświadczeń, o których mowa w pkt 2.

   6. Wizytówka Obiektu:

      • opis,

      • zdjęcie profilowe,

      • dane strony internetowej (jeżeli dotyczy),

      • profile w serwisach społecznościowych (jeżeli dotyczy),

      • dodatkowe informacje np. dotyczące sposobu komunikowania się z obiektem: mailowo, telefonicznie, inne.

4. Zgłoszenie Obiektu Noclegowego do Programu podlega weryfikacji formalnej, obejmującej ocenę jego zgodności z postanowieniami niniejszego Regulaminu oraz obowiązującym stanem prawnym i formalnym. Weryfikacja jest przeprowadzana przez Organizatora w terminie 3 dni od dnia otrzymania zgłoszenia. Decyzję o zakwalifikowaniu Obiektu Noclegowego do Programu Organizator podejmuje na podstawie oceny kompletności oraz poprawności danych zawartych w formularzu zgłoszeniowym. W przypadku stwierdzenia braków formalnych, niekompletności lub nieczytelności zgłoszenia Organizator wezwie Obiekt Noclegowy, za pośrednictwem adresu poczty elektronicznej wskazanego w formularzu zgłoszeniowym, do usunięcia braków lub uzupełnienia zgłoszenia w terminie 2 dni od dnia otrzymania wezwania. Po usunięciu braków lub uzupełnieniu zgłoszenia Obiekt Noclegowy zostanie wpisany do Bazy Obiektów Noclegowych. Nieusunięcie braków w wyznaczonym terminie albo odmowa ich uzupełnienia skutkuje pozostawieniem zgłoszenia bez rozpoznania.

5. Obiekt Noclegowy, który został dodany do Bazy Obiektów Noclegowych, jest zobowiązany do niezwłocznego poinformowania Organizatora o każdej zmianie danych podanych w związku z udziałem w Programie, a także o okolicznościach mających wpływ na możliwość dalszego udziału w Programie. W przypadku rezygnacji z udziału w Programie Obiekt Noclegowy jest zobowiązany niezwłocznie poinformować o tym Organizatora pisemnie.

6. Niedokonanie aktualizacji danych lub niepoinformowanie Organizatora o zmianach, o których mowa powyżej, może skutkować usunięciem Obiektu Noclegowego z Bazy Obiektów Noclegowych i Strony Programu oraz utratą możliwości dalszego udziału w Programie.

7. Kolejność wyświetlania Obiektów Noclegowych w Bazie Obiektów Noclegowych na Stronie Programu odpowiada kolejności ich zgłoszenia.

8. Udział Obiektu Noclegowego w Programie jest dobrowolny i nieodpłatny.

9. Obiekt zobowiązany jest korzystać z Systemu zgodnie z jego przeznaczeniem.

10. Osoby należące do najbliższej rodziny przedsiębiorcy świadczącego usługi hotelarskie/ właściciela/współwłaściciela Obiektu Noclegowego biorącego udział w Programie nie mogą realizować Czeku w tym Obiekcie Noclegowym. Za najbliższą rodzinę uważa się małżonka, rodzeństwo, zstępnych oraz wstępnych właściciela lub współwłaściciela Obiektu Noclegowego.

11. Obiekt Noclegowy może informować o udziale w Programie w swoich kanałach komunikacji i na stronie internetowej.

12. Obiekt Noclegowy nie może publikować informacji wprowadzających w błąd co do zasad przyznawania Czeków jak i niezgodnych z samym Programem.

Rozdział III - Przebieg Realizacji Programu

1. Obiekty Noclegowe, które zostaną wpisane do Bazy Obiektów Noclegowych dostępnej na Stronie Programu otrzymają możliwość indywidualnego logowania do Panelu Obiektu.

2. Panel Obiektu będzie umożliwiał m.in.:

   1. aktywację konta po zatwierdzeniu zgłoszenia przez Organizatora poprzez przesłanie wiadomości e-mail zawierającej jednorazowy link umożliwiający ustawienie hasła;

   2. blokadę konta po określonej liczbie nieudanych prób logowania, z możliwością jego odblokowania przez uprawnionego pracownika Organizatora;

   3. mechanizm resetu hasła.

3. Obiekt Noclegowy jest zobowiązany zabezpieczyć dane logowania i nie udostępniać ich osobom nieupoważnionym.

4. W przypadku podejrzenia utraty poufności danych logowania Obiekt Noclegowy niezwłocznie zawiadamia Organizatora.

5. Dostęp do Panelu Obiektu służy w szczególności do weryfikacji Czeków, potwierdzania ich realizacji, przeglądania historii operacji oraz danych potrzebnych do rozliczeń.

6. Pracownik Obiektu Noclegowego jest zobowiązany do:

   1. sprawdzenia ważności Czeku w dniu rozpoczęcia pobytu Uczestnika;

   2. weryfikacji zgodności danych Uczestnika (imię i nazwisko, obywatelstwo na podstawie dokumentu tożsamości) z danymi wskazanymi przy generowaniu Czeku;

   3. weryfikacji uprawnień Uczestnika (wieku na podstawie dokumentu tożsamości, a w przypadku Posiadaczy Karty Dużej Rodziny także ważności karty);

   4. potwierdzenia, że rezerwacja została dokonana na dane Uczestnika i obejmuje co najmniej dwa noclegi, została dokonana bezpośrednio w Obiekcie Noclegowym po wygenerowaniu Czeku, a pobyt rozpoczął się w okresie Tury, na którą Czek został wygenerowany;

   5. potwierdzenia realizacji Czeku w Systemie. Potwierdzenie powoduje zmianę statusu Czeku na „zrealizowany” i uniemożliwia jego ponowne użycie;

   6. pobrania od Uczestnika płatności w kwocie pomniejszonej o wartość Czeku.

7. Dane wprowadzone przez Obiekt przy realizacji Czeku stanowią podstawę do wygenerowania po zakończeniu Tury dokumentu rozliczeniowego/zestawienia zrealizowanych Czeków.

8. Podczas zameldowania w Obiekcie Noclegowym Uczestnik zobowiązany jest do przedstawienia Czeku w formie papierowej lub elektronicznej oraz dokumentu potwierdzającego tożsamość Uczestnika i polskie obywatelstwo, tj. dowodu osobistego lub paszportu.

9. Czek nie podlega wymianie na gotówkę ani wypłacie w jakiejkolwiek innej formie. Czek nie może być wykorzystany do opłacenia zaliczki na poczet usługi hotelarskiej.

10. Czek nie może być przedmiotem obrotu, w szczególności sprzedaży, darowizny ani innej formy zbycia lub przekazania na rzecz osoby trzeciej.

11. Czek może zostać zrealizowany wyłącznie w przypadku, gdy łączna cena usługi hotelarskiej objętej daną rezerwacją jest wyższa niż wartość Czeku. W takim przypadku wartość Czeku pomniejsza kwotę należną od Uczestnika za tę usługę hotelarską.

12. Czek traci ważność i zostaje uznany za niewykorzystany, jeżeli nie zostanie zrealizowany przez Uczestnika zgodnie z zasadami określonymi w niniejszym Regulaminie lub nie zostanie przypisany do rezerwacji przez Obiekt Noclegowy zgodnie z tymi zasadami. W takiej sytuacji, wartość niewykorzystanego Czeku wraca do puli środków przeznaczonych na dofinansowanie usług hotelarskich.

13. Czek może zostać zrealizowany wyłącznie:

    1. przez Uczestnika, na którego został wygenerowany;

    2. na usługę hotelarską świadczoną przez Obiekt Noclegowy znajdujący się na terenie województwa warmińsko-mazurskiego i uczestniczący w Programie, znajdujący się w Bazie Obiektów Noclegowych;

    3. w okresie obowiązywania Tury wskazanej na Czeku;

    4. w ramach jednej rezerwacji obejmującej co najmniej dwa noclegi, niezależnie od liczby osób objętych daną rezerwacją.

14. Warunkiem realizacji Czeku jest dokonanie przez Uczestnika rezerwacji usługi hotelarskiej bezpośrednio w Obiekcie Noclegowym (w tym z wykorzystaniem środków komunikowania się na odległość, w szczególności za pośrednictwem formularza kontaktowego, poczty elektronicznej lub telefonu) nie wcześniej niż w okresie trwania Tury, w której Uczestnik wygenerował Czek, oraz dokonanie płatności za usługę hotelarską bezpośrednio na rzecz tego Obiektu Noclegowego. Rezerwacja i płatność dokonane za pośrednictwem pośredników lub internetowych platform rezerwacyjnych nie spełniają warunków realizacji Czeku.

15. Organizator nie pośredniczy w rezerwacji usług hotelarskich ani nie ustala warunków cenowych tych usług. Rezerwacja dokonywana jest indywidualnie przez Uczestnika, bezpośrednio w wybranym Obiekcie Noclegowym biorącym udział w Programie.

16. Czek jest ważny wyłącznie w Turze wskazanej na Czeku. W przypadku gdy pobyt objęty rezerwacją, o której mowa w pkt 14 niniejszego Rozdziału, rozpoczyna się w okresie trwania jednej Tury Programu i kończy się w okresie trwania kolejnej Tury Programu, Czek pozostaje przypisany do Tury Programu, na którą został wygenerowany, niezależnie od daty zakończenia pobytu objętego rezerwacją.

17. Niewykorzystany Czek traci ważność z upływem okresu jego ważności i nie podlega ponownemu wygenerowaniu, przedłużeniu ani wymianie na kolejny Czek.

18. Po zrealizowaniu Czeku Uczestnik może wystąpić do Obiektu Noclegowego o wystawienie dokumentu księgowego potwierdzającego wykonanie i rozliczenie usługi hotelarskiej, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

19. W przypadku stwierdzenia, że Uczestnik uzyskał Czek lub dopłatę w wyniku podania nieprawdziwych informacji, złożenia oświadczenia niezgodnego ze stanem faktycznym, zatajenia informacji mających wpływ na jego uprawnienie do udziału w Programie lub celowego obejścia zasad określonych w niniejszym Regulaminie, Uczestnik traci prawo do korzystania z Czeku.

20. Jeżeli w wyniku działania, o którym mowa w pkt 19, Uczestnik otrzymał dopłatę, do której nie był uprawniony, jest zobowiązany do jej zwrotu jako nienależnie pobranej, na zasadach określonych w niniejszym Regulaminie oraz obowiązujących przepisach prawa.

21. Organizator jest uprawniony do weryfikacji spełniania przez Uczestnika warunków udziału w Programie oraz prawidłowości wykorzystania Czeku, a w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości – do podjęcia działań zmierzających do odzyskania nienależnie wypłaconej dopłaty.

22. Wyłączną odpowiedzialność za świadczenie oraz jakość usług hotelarskich ponosi Obiekt Noclegowy. Warunki rezerwacji, w tym zasady jej zmiany i anulowania, określa Obiekt Noclegowy.

Rozdział IV - Zasady dokonywania rozliczeń

1. Warunkiem wypłaty dopłaty na rzecz Obiektu Noclegowego jest łączne spełnienie następujących warunków: potwierdzenie zgodności danych i uprawnień Uczestnika, prawidłowa realizacja Czeku w Systemie, wygenerowanie z Systemu zestawienia zrealizowanych Czeków za dany okres rozliczeniowy, przedłożenie Organizatorowi prawidłowej i kompletnej noty księgowej, pozytywna weryfikacja przez Organizatora prawidłowości realizacji Czeków i dokumentów rozliczeniowych oraz zatwierdzenie rozliczenia przez Organizatora.

2. Każdy Czek ma trzy statusy: „wygenerowany", „zrealizowany" albo „rozliczony". Znaczenie poszczególnych statusów jest następujące:

   1. Wygenerowany – Wniosek został pozytywnie zweryfikowany, a System wygenerował Czek oraz przekazał go Uczestnikowi za pośrednictwem wiadomości SMS i poczty elektronicznej. Od momentu wygenerowania Czek jest ważny i może zostać zrealizowany zgodnie z zasadami Programu. Przypisania Czeku do rezerwacji dokonuje pracownik Obiektu Noclegowego w Panelu Obiektu na Stronie Programu;

   2. Zrealizowany – Po pozytywnej weryfikacji Uczestnika, Obiekt Noclegowy wprowadza numer Czeku w Panelu Obiektu i potwierdza jego realizację. Dane dotyczące pobytu zostały zapisane i stanowią podstawę do rozliczenia. Uczestnik Programu opłacił pobyt w Obiekcie Noclegowym, a kwota należności została odpowiednio pomniejszona o wartość przyznanego Czeku;

   3. Rozliczony – Rozliczenie zostało zatwierdzone przez Organizatora, a należna refundacja została wypłacona Obiektowi noclegowemu na podstawie stosownej noty i dokonanej płatności przelewem. Po spełnieniu tych warunków, Organizator nadaje Czekowi status „rozliczony" w Systemie na Stronie Programu.

3. Po zakończeniu Tury Obiekt Noclegowy zobowiązany jest do wygenerowania z Systemu zestawienia potwierdzającego zrealizowane Czeki w danej Turze, zawierającego: lp., numer Czeku, wartość Czeku, datę realizacji (forma tabeli).

4. Zestawienie zrealizowanych Czeków nie stanowi podstawy rozliczeń podatkowych i służy wyłącznie ustaleniu kwoty refundacji. Za rozliczenia podatkowe pełnej wartości usługi hotelarskiej odpowiada Obiekt Noclegowy zgodnie z obowiązującymi przepisami.

5. Obiekt Noclegowy zobowiązany jest do przedłożenia Organizatorowi noty księgowej obejmującej Czeki zrealizowane w danej Turze nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zakończenia Tury, do której zostały przypisane. Termin płatności zobowiązania określonego w nocie księgowej wynosi 14 dni od dnia otrzymania kompletnej i prawidłowej noty.

6. Refundacja przysługuje wyłącznie za Czeki zrealizowane w związku z faktycznie odbytym pobytem, potwierdzonym zgodnie z Regulaminem.

7. W przypadku niespełnienia warunków dotyczących rozliczenia danego Czeku Organizator może odmówić wypłaty dopłaty w odniesieniu do tego Czeku.

8. W przypadku naruszenia przez Obiekt Noclegowy jakichkolwiek warunków, o których mowa w niniejszym Rozdziale, Organizator ma prawo wykluczyć Obiekt Noclegowy z Programu, wysyłając informację o wykluczeniu na adres email wskazany przez Obiekt Noclegowy we Wniosku o udział w Programie oraz usuwając go z Bazy Obiektów Noclegowych.

9. Po spełnieniu wszystkich warunków, o których mowa w pkt 1, Organizator dokonuje przelewu bankowego należnej dopłaty na rachunek bankowy wskazany przez Obiekt Noclegowy w terminie określonym w pkt 5.

10. W przypadku stwierdzenia niezgodności w rozliczeniach lub naruszenia postanowień Regulaminu, Organizator zastrzega sobie prawo do wykluczenia Obiektu noclegowego z udziału w Programie i wezwania do zwrotu nienależnie otrzymanych środków w ciągu 7 dni od doręczenia wezwania.

11. Organizator zastrzega sobie prawo do przeprowadzania kontroli prawidłowości realizacji Czeków w poszczególnych Obiektach Noclegowych przez cały okres trwania Programu.

Rozdział V - Ochrona danych osobowych

1. Administratorem danych osobowych przekazanych w ramach Programu jest Warmińsko-Mazurska Regionalna Organizacja Turystyczna z siedzibą w Olsztynie mieszcząca się przy ul. Staromiejskiej 1, 10-017 Olsztyn, NIP: 7393345833, numer tel. (89) 535 35 65, www.wmrot.org.

2. W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można kontaktować się z Administratorem:

• pisemnie na adres ul. Staromiejska 1, 10-017 Olsztyn;

• drogą elektroniczną na adres: kontakt@wmrot.org;

• telefonicznie pod numerem: (89) 535 35 65.

3. Dane osobowe przetwarzane są zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) w następujących celach i na następujących podstawach:

   1. realizacji Programu, w tym obsługi Wniosków o Czek, weryfikacji uprawnień, generowania i obsługi Czeków oraz rozliczenia Czeków z Obiektami Noclegowymi — art. 6 ust. 1 lit. b RODO;

   2. realizacji obowiązków prawnych ciążących na Organizatorze, w tym obowiązków sprawozdawczych, rozliczeniowych i kontrolnych związanych z finansowaniem Programu ze środków publicznych (dotacja MSiT) oraz obowiązków podatkowych i archiwizacyjnych — art. 6 ust. 1 lit. c RODO;

   3. kontroli prawidłowości realizacji Programu, zapobiegania nadużyciom oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Organizatora).

4. Zakres przetwarzanych danych obejmuje: w odniesieniu do Uczestników — imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, województwo zamieszkania oraz dane dotyczące realizacji Czeku (Obiekt Noclegowy, termin pobytu); w odniesieniu do Obiektów Noclegowych — dane identyfikacyjne, kontaktowe i rozliczeniowe, w tym dane osób reprezentujących i osób wskazanych do kontaktu.

5. Obiekt Noclegowy, któremu udostępniono dane Uczestnika w związku z rezerwacją i realizacją usługi hotelarskiej, jest odrębnym administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO i samodzielnie realizuje wobec Uczestnika obowiązki informacyjne wynikające z art. 13 i 14 RODO.

6. Dane osobowe będą przechowywane przez Czas Trwania Programu i okres jego rozliczenia, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa, w tym przepisami dotyczącymi rozliczenia i kontroli zadań publicznych oraz przedawnienia roszczeń — nie dłużej niż 6 lat od zakończenia roku, w którym zakończono realizację Programu. Dane osób, na rzecz których nie wygenerowano Czeku, są usuwane niezwłocznie po zakończeniu naboru w danej Turze.

7. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz niezbędne do udziału w Programie.

8. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo: dostępu do danych i otrzymania ich kopii, sprostowania danych, usunięcia danych (jeżeli w danym przypadku przysługuje), ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO — z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją tej osoby. Każde żądanie zostanie rozpatrzone zgodnie z RODO.

9. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uzna, że przetwarzanie jej danych osobowych narusza przepisy RODO.

10. Dane osobowe nie będą wykorzystywane do profilowania ani przekazywane do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych.

11. Szczegółowe informacje o przetwarzaniu danych osobowych przez Administratora za pośrednictwem Systemu znajdują się w polityce prywatności dostępnej na Stronie Programu pod adresem czekwarmiamazury.pl.

Rozdział VI - Postanowienia końcowe

1. Regulamin Programu wchodzi w życie z dniem 5 września 2026 r.

2. Organizator zastrzega sobie prawo zmiany Regulaminu w trakcie trwania Programu z ważnych przyczyn, w szczególności w przypadku: zmiany przepisów prawa, zmiany warunków realizacji Programu MSiT lub umowy o dofinansowanie, zmiany wysokości środków przeznaczonych na Program, konieczności zapewnienia bezpieczeństwa Systemu lub zapobiegania nadużyciom. Zmiany Regulaminu wchodzą w życie z dniem ich publikacji na Stronie Programu i nie naruszają uprawnień wynikających z Czeków prawidłowo wygenerowanych przed dniem wejścia w życie zmian.

3. Organizator ma prawo kontroli prawidłowości realizacji Programu, w tym prawidłowości korzystania z Czeków przez Uczestników oraz realizacji i rozliczania Czeków przez Obiekty Noclegowe. W przypadku stwierdzenia naruszeń Organizator może w szczególności: anulować Czek, wykluczyć Uczestnika z Programu, wykluczyć Obiekt Noclegowy z Programu, odmówić dopłaty lub żądać zwrotu dopłaty nienależnie wypłaconej.

4. Organizator zastrzega sobie prawo do przerw technicznych w funkcjonowaniu Strony Programu lub Systemu, w szczególności w celu konserwacji, aktualizacji lub usunięcia awarii. Informacje o planowanych przerwach technicznych będą w miarę możliwości publikowane na Stronie Programu z wyprzedzeniem.

5. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za czasową niedostępność Strony Programu lub Systemu spowodowaną przyczynami technicznymi, w szczególności awariami systemów informatycznych, przerwami w dostępie do sieci Internet, przeciążeniem serwerów, działaniem siły wyższej lub działaniami osób trzecich, na które Organizator nie ma wpływu, ani za problemy techniczne leżące po stronie Użytkownika, w tym brak dostępu do Internetu lub nieprawidłowe działanie urządzeń lub oprogramowania.

6. W przypadku wystąpienia awarii technicznych lub innych zdarzeń zakłócających funkcjonowanie Systemu Organizator stosuje jednolite zasady wobec wszystkich zainteresowanych.

7. Okoliczności, o których mowa w pkt 4–6, nie stanowią podstawy do roszczeń wobec Organizatora z tytułu niewygenerowania Czeku, niewydłużenia Tury, nieprzyznania środków lub niedostępności Systemu, z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

8. Program nie jest grą hazardową w rozumieniu ustawy z dnia 19 listopada 2009 r. o grach hazardowych (Dz. U. z 2025 r., poz. 595 z późn. zm.), w szczególności nie stanowi konkursu, loterii, gry losowej ani zakładu wzajemnego. Czeki przyznawane są wyłącznie na podstawie kryteriów obiektywnych określonych w Regulaminie.

9. Świadczenia określone Regulaminem nie stanowią przyrzeczenia publicznego ani innej formy zobowiązania do spełnienia świadczeń i nie stanowią podstawy do jakichkolwiek roszczeń o ich wykonanie, z zastrzeżeniem uprawnień wynikających z prawidłowo wygenerowanych i zrealizowanych Czeków.

10. Interpretacja postanowień Regulaminu należy do Organizatora, z zastrzeżeniem przepisów powszechnie obowiązującego prawa.

11. Reklamacje dotyczące realizacji Programu mogą być składane w formie elektronicznej na adres e-mail wskazany w pkt 12 niniejszego Rozdziału albo w formie pisemnej na adres siedziby Organizatora, w terminie 14 dni od dnia wystąpienia zdarzenia będącego podstawą reklamacji. Postanowienia niniejszego Rozdziału dotyczące postępowania reklamacyjnego nie wyłączają ani nie ograniczają uprawnień Uczestnika ani Obiektu wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów prawa.

12. Informacje o Programie oraz Regulaminy można znaleźć na Stronie Programu czekwarmiamazury.pl. Biuro Organizatora jest czynne od poniedziałku do piątku w godz. 8:00 - 16:00. Kontakt telefoniczny +48 693 045 925, e-mail: info@czekwarmiamazury.pl.

13. W sprawach nieuregulowanych w Regulaminie, mają zastosowanie powszechnie obowiązujące przepisy prawa polskiego i Unii Europejskiej.